Команда ГО «Центр громадського моніторингу та досліджень» у межах проєкту «Моніторинг ефективності закупівель з облаштування укриттів у закладах освіти та охорони здоров’я» аналізує не лише вартість закупівель, а й умови участі в торгах. Адже чітко сформульовані вимоги допомагають учасникам підготувати пропозиції, а замовнику — послідовно їх перевірити. Під час аналізу закупівель укриттів ми неодноразово помічали схожу помилку: замовники вимагали документи в технічному завданні та інших розділах тендерної документації, але не включали всі ці вимоги до окремого переліку для учасників. Іноді окремого переліку для переможця не було взагалі.
Лише протягом вересня ми звернулися з рекомендаціями до трьох замовників. Усі троє уже внесли зміни до тендерних документацій відповідно до наших зауважень. Це дало змогу уточнити умови закупівель на етапі, коли учасники ще готували свої пропозиції.
Одна вимога закону — три різні ситуації
Пунктом 28 Особливостей 1178 визначено наступне: «Перелік всіх документів та/або всієї інформації, які подаються учасником процедури закупівлі у складі тендерної пропозиції, та перелік всіх документів та/або всієї інформації, які подаються переможцем процедури закупівлі, оформлюються двома окремими додатками до тендерної документації». Також, пунктом 44 Особливостей визначено, що «відсутність документів або інформації, що не передбачені додатками до тендерної документації, зазначеними в абзаці десятому пункту 28 цих особливостей, не є підставою для відхилення замовником тендерної пропозиції такого учасника процедури закупівлі».
Під час аналізу тендерної документації щодо процедури відкритих торгів з ремонту укриття дитсадка № 39 «Ясочка» в Чернівцях (https://prozorro.gov.ua/uk/tender/UA-2026-09-10-005923-a) ми виявили, що окремого додатка з переліком документів переможця не було. Перелік вимог для учасника існував, але не охоплював частину документів, які замовник вимагав у технічному додатку: зокрема кошторисну документацію, сертифікат інженера-проєктувальника та посвідчення про навчання з охорони праці. Ми також рекомендували переглянути умову про обов’язковий акт ознайомлення з об’єктом за підписом представника замовника: можливість отримати такий підпис залежить не лише від учасника.
Інші невідповідності ми виявили під час закупівлі мобільних укриттів Богданівською сільською радою (https://prozorro.gov.ua/uk/tender/UA-2026-09-16-009942-a). Технічний додаток передбачав, зокрема, гарантійний лист щодо дотримання вимог безпеки й вимоги до оформлення технічної специфікації. Однак ці документи та відомості не були відображені в додатку з переліком для учасника. Ми рекомендували замовнику узгодити додатки між собою.
Третє звернення стосувалося ремонту укриття «Перлини дитинства» у Світловодську (https://prozorro.gov.ua/uk/tender/UA-2026-09-14-014957-a). Тут ми вказали замовнику на відсутність двох окремих повних переліків з вимогами — для учасника та переможця. Також звернули увагу на розбіжності між кількістю додатків, названих у документації та оприлюднених у системі, а також між строками подання пропозицій у документації й електронному оголошенні.
Отже, в кожному випадку постає практичне запитання: де учаснику побачити остаточний список того, що він повинен подати у складі тендерної пропозиції щоб відповідати вимогами замовника? Якщо вимоги розпорошені по різних файлах, підготовка пропозиції ускладнюється, а під час її розгляду виникає ризик порушень зі сторони замовника.
Як ДАСУ та АМКУ оцінюють вимоги до документів
Вимога оформлювати переліки документів для учасника та переможця двома окремими додатками — не формальність. Практика Держаудитслужби та Комісії АМКУ підтверджує: навіть якщо всі необхідні вимоги є в тендерній документації, їх об’єднання в одному додатку або розміщення в різних її частинах не відповідає пункту 28 Особливостей № 1178.
Наприклад, під час моніторингу UA-M-2025-08-04-000099 закупівлі оптичного когерентного томографа (UA-2025-07-15-004546-a) Північно-східний офіс Держаудитслужби встановив, що переліки документів та інформації для учасника і переможця були наведені в одному додатку. Замовник пояснив це технічною помилкою та зазначив, що перелік не розділили на окремі файли. Проте Держаудитслужба зафіксувала порушення абзацу десятого пункту 28 Особливостей № 1178 та зобов’язала замовника вжити заходів для недопущення таких порушень надалі.
Аналогічний підхід простежується у рішенні Комісії АМКУ № 13481-р/пк-пз від 8 серпня 2024 року щодо закупівлі UA-2024-07-24-001678-a. Замовник передбачив у технічному додатку вимоги до документів учасника, однак не оформив окремих додатків із повними переліками документів та інформації для учасника і переможця. Комісія встановила, що така тендерна документація не відповідає пункту 28 Особливостей 1178, та зобов’язала замовника внести до неї зміни.
Отже, позиції Держаудитслужби та АМКУ в цьому питанні збігаються: недостатньо лише розмістити відповідні вимоги в тексті тендерної документації або об’єднати їх в одному файлі. Замовник повинен оформити два окремі додатки — один із повним переліком документів та інформації для учасника, другий — для переможця. До завершення строку подання тендерних пропозицій варто також перевірити, чи включено до цих переліків усі документи, які згадуються в технічному завданні та інших частинах тендерної документації.
Чому це спрощує участь у торгах
Повний перелік вимог допомагає учаснику послідовно перевірити свою пропозицію: чи додано кошторис, потрібний сертифікат, гарантійний лист та інші документи. Йому не доводиться самостійно збирати вимоги з кількох додатків тендерної документації і здогадуватися, чи потрібно подавати документ, згаданий у технічній частині.
Замовнику такий перелік теж допомагає. Перед публікацією документації він може звірити кожну вимогу з додатком для учасника або переможця, а під час оцінки — перевіряти пропозиції за зрозумілими умовами.
Для самоперевірки документації варто поставити чотири запитання:
- Чи є окремий повний додаток із переліком для учасника?
- Чи є окремий повний додаток із переліком для переможця?
- Чи включені до переліку учасника документи, які вимагаються в технічному завданні та інших частинах документації?
- Чи збігаються назви додатків, строки й інші умови в усіх файлах та електронних полях оголошення?
Наші три звернення стосувалися різних закупівель, але виявили спільну проблему. Те, що всі троє замовників врахували рекомендації та внесли зміни, показує практичний результат своєчасного громадського моніторингу: умови закупівлі можна уточнити ще тоді, коли це допоможе учасникам підготувати пропозиції, а замовнику — провести їх розгляд за зрозумілими правилами не порушуючи вимог законодавства.
Матеріал підготовлено в рамках проєкту “Моніторинг ефективності закупівель з облаштування укриттів у закладах освіти та охорони здоров’я” що здійснюється Громадською організацією “Центр громадського моніторингу та досліджень” в рамках проєкту Інституту висвітлення війни та миру (IWPR) “Посилення громадського контролю” за фінансової підтримки Норвегії.
